En av centralgestalterna för utvecklingen av arkivsektorn, Osmo Palonen, är på väg i pension. Osmo har varit verksam vid Mikkelin Ammattikorkeakoulus digitaliseringsverksamhet, Näringslivets arkivförening och varit chefredaktör för branschtidskriften Faili. Nu höll han i trådarna för branschdagarna Liikearkistopäivät i Tammerfors för sista gången (påstår han) och tillät sig därför att bjuda in en hel del talare från både från S:t Michel och från KDK-projektet, där han varit aktiv.
Näringslivets arkivförening är en organisation för arkiv inom olika branscher. Inom arkivsektorn får i Finland endast handfull arkiv statsbidrag från Arkivverket: de s k privata centralarkiven, det vill säga de arkiv med partianknytning, samt de stora institutionerna Svenska och Finska litteratursällskapet, som anses ansvara för ett nationellt betydande kulturarv.
Men arkiv finns i alla organisationer, antingen man vårdar dem eller inte. Papper och dokument borde hållas ordning på inom alla organisationer. I Näringslivets arkivförening finns därför medlemmar från allt från kommuner och myndigheter till företag. Men i och med att informationen blivit digital har hela uppdraget förändrats radikalt. I många organisationer söker man nu fungerade modeller för att hitta en bra och fungerande balans mellan it-funktion, informationsförvaltning och de gamla arkivfunktionerna.
En av dem som ser behovet att radikalt omdefiniera dokumenthanteringen är den brittiske Steven Bailey. I sin keynote (han deltog per distans) lyfte han fram problemen med att påvisa nyttan av att syssla med dessa verksamheter. Han menar att empiriska bevis ofta saknas, vilket han försökt åtgärda. I allmänhet, menade han, hittar man på argument eller också hänvisar man till att man är tvungen att göra det av juridiska eller andra orsaker, och lutar sig tryggt tillbaka, utan att granska verksamheten kritiskt, vilket i längden är mycket riskabelt. JISC har också utvecklat ett verktyg, som man kan kalkylera effekter av nya system eller processer, enligt mätare man själv väljer. Hittills har JICS utredningar visat att investeringar ofta lönar sig endast om det handlar om relativt stora volymer framtagning.
Det som för mig är en viktig fråga, som jag inte undersökt ännu, är hur och om man egentligen kan mäta värdet av kvalitet i arbetets resultat och hur man kan göra riskanalyser: vad kostar det egentligen att göra felaktiga beslut på grund av att man har bristande beslutsunderlag och vad tappar man i konkurrensfördel eller effektivitet till exempel på grund av mångdubbelt arbete i en organisation? Det var just effektiviteten som Bailey tyckte var viktig att beakta och rätt har han ju. I synnerhet i kunskapsintensiva branscher, där man handlar med information som en av de viktigaste resurserna borde det därför vara självklart att man tar hand om arkiv och dokumenthantering på ett bra sätt. Det var lite roligt att Rautaruukki, som jag tidigare noterat har en strategisk och mycket bra utvecklad informationstjänst och omvärldsbevakning också fanns med i går, när det talades om arkiv.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar